Stichting E25 Zorg & Welzijn is de eerste pilotpartner van Morvic. Een organisatie met honderden medewerkers, deels in vaste dienst en deels als zzp’er, actief in onder meer jeugdhulp, forensische zorg en het voorveld. In dit verhaal laten we zien waarom E25 voor Morvic koos en hoe we het platform samen inrichten.
De vraag: geen lappendeken van tools
E25 had een duidelijke wens: niet voor elke toepassing een apart product. Geen losse chatbot, losse transcriptietool, losse automatiseringssoftware en losse koppelingen, elk met een eigen contract, eigen inlog en eigen privacyafspraken. Liever één werkomgeving waarin medewerkers veilig met AI kunnen werken, en waarin de organisatie zelf bepaalt wie wat mag gebruiken.
Daarnaast gold de randvoorwaarde die voor elke zorgorganisatie geldt: gevoelige gegevens over cliënten mogen niet zomaar naar een publieke AI-dienst.
De aanpak: inrichten op de eigen organisatie
Als pilotpartner krijgt E25 een organisatiebrede licentie en een inrichtingstraject. Dat traject bestaat uit de onderdelen die nodig zijn om van een algemeen platform een E25-platform te maken:
- Inloggen met het eigen Microsoft-account, zodat medewerkers geen extra wachtwoord nodig hebben.
- Een kennisbank met het eigen beleid: beleidsdocumenten worden ingeladen, zodat de AI antwoordt op basis van wat E25 zelf heeft vastgelegd.
- Agents per werkveld, zoals jeugdzorg, forensische zorg en het voorveld, met kennis van de regels die daar gelden.
- Koppelingen met de systemen die E25 al gebruikt, zoals Outlook, SharePoint en de financiële administratie.
- Train-the-trainer: vier interne sleutelgebruikers worden opgeleid, zodat E25 de eerste lijn ondersteuning zelf kan oppakken.
Testen voordat je uitrolt
Voordat het platform breed live gaat, test E25 in een eigen demo-omgeving. Daarin staan scenario’s die direct aansluiten op de dagelijkse praktijk:
- Verantwoording in één keer: een verantwoordingsrapportage voor een cliënt of gemeente, opgesteld in het vaste sjabloon van E25.
- Factuurcontrole: zzp’ers sturen facturen naar de administratie. Een agent controleert uren, KvK-nummer, naam, adres en bankrekening en markeert wat afwijkt.
- Sollicitaties op de juiste plek: een flow leest elke ochtend de sollicitatiemailbox en stuurt reacties door naar de teamleider van de betreffende vacature. De beoordeling blijft bij mensen.
- Dicteren en notuleren: spreken in plaats van typen, met een gestructureerd verslag als resultaat.
Waarom dit werkt
Wat deze pilot bijzonder maakt, is dat de focus niet ligt op de meest spectaculaire toepassing, maar op het werk dat elke week terugkomt. Administratie, HR en verantwoording zijn precies de plekken waar tijd weglekt. Door die processen eerst in een veilige testomgeving te laten zien, kan E25 zelf beoordelen wat werkt voordat medewerkers ermee aan de slag gaan.
We houden de voortgang van deze pilot bij in deze reeks. Benieuwd wat een vergelijkbare inrichting voor jouw organisatie kan betekenen? Plan een demo met ons in.
